Wissen ist eine abstrakte Größe. Dieses wertvolle Gut kann man nicht einfach nehmen, hübsch verpacken und jemandem weiter geben. Wie kann man also Wissen sinnvoll managen? Mit 3 Key Facts und 5 einfachen Tipps gelingt es Ihnen Wissensmanagement zu verstehen und Ihr Wissen besser zu nutzen.
Lösen Sie mit Wissensmanagement kritische Probleme …
… in der Prozessoptimierung:
- Prozesse werden an vorhandenen Strukturen verankert und nachhaltig optimiert
- Routinen werden aufgebrochen und zielgerichtet neugestaltet
- Essenzielles Wissen wird verfügbar, geteilt und genutzt
… im Bereich der Mitarbeiter:
- Das relevante Wissen ist Mitarbeitern immer zum nötigen Zeitpunkt einfach zugänglich
- Kommunikationsprobleme lösen sich durch gezielte Informationsweitergabe
- Mit der richtigen Information, zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort werden richtige Entscheidungen getroffen
- Die Qualität der Ergebnisse und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern sich gleichzeitig
…im Bereich der IT:
- Wissen wird nachhaltig gespeichert, ohne dass die Informationen im Dickicht der Ablagestruktur verschwinden
- Kostbare Zeit beim Suchen und Finden von Informationen wird gewonnen
- Mitarbeiter nutzen die bereitgestellten Tools (CRM, Wissensdatenbanken,…) auch wirklich
Wissensmanagement – was, für wen und wozu?
Um das komplexe Thema „Wissensmanagement“ zu verstehen, helfen einige Hintergründe, die hier in 3 Key Facts kurz dargestellt werden. Im Anschluss verraten Ihnen 5 einfache Tipps, wie Sie Ihr Wissen sofort managen können.
Key Fact 1 – Wissen funktioniert nur mit Menschen
Wer ein Buch über das Autofahren liest, ist noch nicht fähig, dieses tatsächlich sicher im Straßenverkehr zu steuern. Erst wenn es Ihnen gelingt neue Informationen an bereits gemachte Erfahrungen anzuknüpfen, gewinnen Sie neues Wissen.
Nonaka und Takeuchi haben dazu die Theorie des „impliziten und expliziten Wissens“ entwickelt. Diese besagt, dass Wissen – ist es einmal erlangt – weiter entwickelt werden kann.
Im Gespräch zweier Menschen können Inhalte so ausgetauscht werden, dass diese an das mentale Modell des jeweils anderen angeknüpft werden und so mittels Sozialisation neues Wissen gewonnen wird. Dokumentiert jemand sein Wissen und verfasst zum Beispiel ein Handbuch oder einen Artikel in einer Wissensdatenbank, so wird Wissen mittels Externalisierung anderen verfügbar gemacht. Werden nun Theorien miteinander verknüpft, so sprechen Nonaka und Takeuchi von Kombination. Wird ein Handbuch gelesen und es gelingt diese Informationen so nutzen, sodass daraus Handlungen abgeleitet werden können, so konnte mittels Internalisierung Wissen generiert werden. Dieses wieder implizit gewordene Wissen kann im nächsten Schritt erneut im direkten Austausch weiterentwickelt werden und so weiter. Dabei wird Wissen immer um mehrere Aspekte angereichert und begibt sich auf eine neue Ebene. Das wird im Modell durch die Spirale dargestellt – die Wissensspirale (siehe Abbildung „Wissensspirale“).
Key Fact 2 – Wissen unterliegt Schwerpunkten und Prozessen
Im (Arbeits-)Alltag fällt auf, dass wir an verschiedenen Stellen über Wissensprobleme stolpern. Das richtige Wissen zu haben ist ein bedeutender Faktor aber wenn dieses nicht genutzt, für spätere Projekte bewahrt oder einfach nicht wieder gefunden werden kann, stehen wir vor Problemen. Probst, Raub und Romhardt lösen mit ihrer Darstellung der „Wissensbausteine“ (siehe Abbildung „Wissensbausteine“) die Undurchsichtigkeit der Wissensprozesse auf.
Wissensidentifikation:
Die Identifikation von Wissen bezieht sich auf die Analyse und Beschreibung des internen und externen Wissensumfeldes eines Unternehmens oder einer Institution. Um Ineffizienzen und Redundanzen zu vermeiden, muss Transparenz geschaffen werden.
Wissenserwerb:
Wissen wird erheblich durch externe Quellen (Kunden, Berater,…) bezogen. Oftmals ungenütztes Potenzial in Form von Know-How kann durch Rekrutierung von Experten oder Kooperation von innovativen Unternehmen bezogen werden.
Wissensentwicklung:
Die Entwicklung neuer Fähigkeiten, neuer Produkte und Ideen sowie leistungsfähigerer Prozesse steht hier im Mittelpunkt. Diese umfassen neben klassischen Tätigkeiten wie Forschung und Entwicklung oder Marktforschung auch Aktivitäten der traditionellen Leistungserstellung.
Wissens(ver)teilung:
Wer soll was, in welchem Umfang wissen oder können und wie können diese Prozesse der Wissens(ver)teilung erleichtert werden? Dabei geht es um den Übergang von individuellem Wissen zu Gruppen- und Organisationsebene innerhalb des Unternehmens oder der Institution.
Wissensnutzung:
Die Wissensnutzung betrifft den produktiven Einsatz organisationalen Wissens zum Nutzen des Unternehmens. Die Sicherstellung dieser Nutzung und Aufhebung von gegebenenfalls vorhandenen Barrieren hat oberste Priorität.
Wissensbewahrung:
Um einmal erworbene Fähigkeiten und Kenntnisse (z.B. durch Mitarbeiterwechsel) nicht leichtfertig zu verlieren, müssen Informationen und Dokumente selektiert, effizient gespeichert und regelmäßig aktualisiert werden.
Wissensziele:
Durch die Bestimmung von Wissenszielen und die Durchführung einer Wissensbewertung wird ein Managementkreislauf konstruiert. Dieser hilft allen, die mit Wissensmanagement zu tun haben, hilfreiche Ansatzpunkte zu identifizieren.
Wissensbewertung:
Bei der Definition von Zielen werden immer auch Methoden zur Messung von normativen, strategischen und operativen Wissenszielen bestimmt und Möglichkeiten der abschließenden Erfolgsbewertung festgelegt.
Key Fact 3 – Es gibt einen Unterschied zwischen Wissen / Information / Daten
Klaus North verdeutlicht in seiner Darstellung der „Wissenstreppe“ (siehe Abbildung „Wissenstreppe“), dass die Begriffe wie „Informationen“ und „Wissen“ nicht gleichgesetzt werden können. Dies hilft bei der richtigen Wahl der Maßnahme: Geht es vielleicht darum ein Informationsmanagement-System aufzubauen? Oder sollen die Mitarbeiter mit gezieltem Wissensmanagement ihr Können erweitern, damit befähigt werden gezielt zu handeln um in weiterer Folge Kompetenz zu erwerben und somit zum Wettbewerbsvorteil beizutragen?
Wissensmanagement lässt sich aber auch strategisch nutzen. Betrachten Sie, welche Kompetenzen, Fähigkeiten und Fertigkeiten zum Erreichen des Unternehmensziels nötig sind.
5 Einfache Tipps, wie Sie Ihr Wissen besser nutzen:
Tipp 1: Reden Sie mit anderen
Im Austausch mit anderen werden Ihnen Inhalte zu einem Thema bewusst, an die Sie von alleine gar nicht gedacht hätten. Sie besitzen viel mehr Wissen als Ihnen bewusst ist! Scheuen Sie sich dabei auch nicht davor, ehrlich zu sich selbst zu sein und nehmen Sie Wissenslücken wahr. Denn nur wer diese erkennt, kann die Lücken schließen und kompetent und souverän auftreten.
Tipp 2: Verabschieden Sie sich von dem Gedanken „Wissen ist Macht“
Wir alle kennen diesen Ausdruck und bestimmt fällt Ihnen zumindest eine Person ein, die so darauf bedacht ist, das eigene Wissen für sich zu behalten, dass Weiterentwicklung unmöglich ist. Überlegen Sie weiter: Mit wem tauschen Sie sich gerne aus? Wessen Rat würden Sie einholen? Sie würden sich bestimmt an eine Person wenden, die immer wieder zeigt, dass sie kompetent ist, über viel Wissen verfügt und dabei auch noch gut erklären kann. Einfluss hat also jener, der Wissen teilt und präsent kommuniziert – Macht ist demnach, Wissen zu teilen.
Tipp 3: Durchbrechen Sie Routinen
„Das haben wir immer schon so gemacht.“ Ja, mag sein, aber wie weit bringt es uns? Wollen wir ein ausreichendes Ergebnis oder wollen wir ein sehr gutes? Passen diese Routinen also noch zu unserem Ziel? Ist unser Weg tatsächlich der beste? Sobald Sie wissen, was Sie erreichen wollen, können Sie überlegen was dazu nötig ist. Oft bemerken Sie dabei sehr schnell, an welcher Stelle Gewohnheiten hemmen anstatt zu fördern. Versuchen Sie einmal einen anderen Blickwinkel einzunehmen.
Tipp 4: Schreiben Sie es auf
Abschreckender Gedanke, oder? Wenige mögen es lange Texte zu verfassen und obendrein darauf viel Zeit zu verwenden. Das muss ja auch nicht sein. Methoden wie Mindmapping sind einfach, schnell umgesetzt und brauchen keine Vorbereitung. Die großen Vorteile dabei sind:
- dass Sie beim Schreiben Ihre Gedanken präzisieren müssen, um diese zu formulieren
- dass notierte Gedanken nicht mehr im Kopf rum schwirren
- dass zu Notizen Anschlussgedanken aufkommen
- dass Themen automatisch strukturiert werden
- dass Sie erkennen wo die Schwerpunkte liegen
- dass das Fehlen von Wissen oder nötiger andere Ressourcen deutlich wird
Tipp 5: Trinken Sie einen Kaffee
Für mich ist eines der besten Wissensmanagement-Tools die Kaffeemaschine im Büro. Wo sonst treffen Sie Kollegen einfach, unbefangen und offen für einen Austausch? Beobachten Sie doch mal, wie oft es passiert, dass Sie bei einem Kaffee/ Tee/ Glas Wasser locker über Ihre Arbeit oder ein aktuelles Problem sprechen. Sie beherzigen dabei auch alle bisherigen Tipps: Sie tauschen sich aus, sind frei von Machtgedanken, agieren fernab von Routinen und müssen, um einen Austausch zu ermöglichen, präzise formulieren.
Gratulation, Sie betreiben bereits aktiv Wissensmanagement!
Weiterführende Themen:
Wissensmanagement für Unternehmen
Wissensmanagement in Institutionen