Wissenskommunikation für Institutionen

Hürden in Form von „das haben wir immer schon so gemacht“ hemmen oft das Verlassen eingelebter Abläufe. Doch sind die gewohnten Routinen tatsächlich der beste Weg, um das für den Antragsteller beste Ergebnis zu erreichen? Oft sind Abläufe so fixiert, dass wir sie einfach umsetzen ohne nach Verbesserungspotenzialen zu suchen. Besonders in Institutionen und der öffentlichen Verwaltung erleben Mitarbeiter oft, dass nur kleine Anpassungen von Routinen einen massiven Mehrwert bringen würden. Doch wie können diese Potenziale entdeckt, entwickelt und genutzt werden? Wie kann es außerdem gelingen die Kunden in die Prozesse einzubinden, dass diesen ein durchgängig positives Erlebnis vermittelt wird? Die Arbeit an Institutionen und in der öffentlichen Verwaltung ist sehr wissensintensiv. Mit Wissensmanagement passen Sie nicht nur Strukturen oder Informationstechnologien an, sondern heben die Wissenskommunikation auf das nächste – erfolgreiche – Level.

 

Grafik Wissenskreislauf

 


Meist schei­nen die Hebel des Doku­men­ten­ma­nage­ments als wir­kungs­vol­le Mög­lich­keit, Ver­bes­se­run­gen in den Abläu­fen zu schaf­fen. Dabei liegt der Fokus auf einem stim­mi­gen Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment:

Wissensmanagement-Grafik: Wissen lokalisieren

Lokalisieren Sie Wissen schnell und sicher!

  • Durch eine struk­tu­rier­te Doku­ment­ab­la­ge wer­den Inhal­te ein­fach und rasch wie­der gefun­den und genutzt.
  • Durch geziel­te Ver­net­zung der Wis­sens­trä­ger wer­den die­se direkt für Nach­fra­gen kon­tak­tiert.
Wissensmanagement-Grafik: Inhalte nutzen

Nutzen Sie vorhandene Inhalte!

  • Durch eine logi­sche Doku­ment­ab­la­ge ist deut­lich, wel­ches Wis­sen wo oder bei wem gefun­den wer­den kann.
  • Durch sinn­vol­le Über­ar­bei­tung der Inhal­te, sind die­se stets aktu­ell und wer­den wie­der­ver­wen­det.

Die Wis­sens­ma­nage­ment-Lösun­gen im Zusam­men­hang mit dem Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment zie­len auf das Nut­zen von Infor­ma­tio­nen und Doku­men­ten und Befä­hi­gen von Mit­ar­bei­tern, die rele­van­ten Inhal­te zu fin­den und zu ver­wen­den.

 


Doch der Umgang mit Infor­ma­tio­nen ist nur ein Teil des Gan­zen. Vor allem Kom­mu­ni­ka­ti­ons­struk­tu­ren ermög­li­chen es im Arbeits­all­tag Pro­zes­se zu hem­men oder eben zu för­dern:

Wissensmanagement-Grafik: Wissen identifizieren

Identifizieren Sie vorhandenes Wissen!

  • Ermög­li­chen Sie den Aus­tausch unter den Mit­ar­bei­tern, damit impli­zi­tes – unbe­wuss­tes – Wis­sen an die Ober­flä­che kommt.
  • For­cie­ren Sie den Aus­tausch von Per­so­nen an Schnitt­stel­len-Posi­tio­nen, sodass der kon­ti­nu­ier­li­che Wis­sens­fluss gelenkt wird.
Wissensmanagement-Grafik: Wissen austauschen

Tauschen Sie Wissen aus!

  • Ver­net­zen Sie Wis­sens­ar­bei­ter an Schnitt­stel­len, damit die Bear­bei­tung opti­mal gelingt.
  • Gestal­ten Sie The­men­fel­der von Exper­ten und Wis­sens­trä­gern trans­pa­rent. So wer­den die­se direkt ange­spro­chen, wodurch ohne Zeit­ver­lust die rich­ti­ge Infor­ma­ti­on genutzt wird.
  • Ver­deut­li­chen Sie das Spe­zi­al­wis­sen ein­zel­ner Exper­ten, damit Spe­zi­al­fäl­le zügig, kor­rekt und zufrie­den­stel­lend gelöst wer­den.
Wissensmanagement-Grafik: Inhalte kommunizieren

Bringen Sie Inhalte an die richtige Stelle!

  • Gestal­ten Sie Kom­mu­ni­ka­ti­on ziel­ge­rich­tet und ziel­grup­pen­ge­recht, denn so errei­chen Sie Zufrie­den­heit bei inter­nen und exter­nen Kun­den..
  • Geben Sie wich­ti­ge Ent­schei­dun­gen offen bekannt. Nut­zen Sie dazu jenen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nal, der bei allen Betei­lig­ten ankommt.
Wissensmanagement-Grafik: Wissen bewahren

Bewahren Sie wertvolles Wissen!

  • Doku­men­tie­ren Sie kri­ti­sches Wis­sen logisch und ermög­li­chen Sie den Zugriff dar­auf. So stel­len Sie sicher, dass Wis­sen (wieder)verwendet wird.
  • Ermög­li­chen und sichern Sie die Wei­ter­ga­be von Wis­sen. So gelingt es Ihnen, dass auch beim Weg­gang erfah­re­ner Kol­le­gen wert­vol­le Kom­pe­ten­zen bewahrt blei­ben.
  • Gestal­ten Sie den Mit­ar­bei­ter­wech­sel bewusst und pas­send für die jewei­li­ge Posi­ti­on. Neue Kol­le­gen wer­den dadurch rasch selb­stän­dig und sicher aktiv.

Die Infor­ma­ti­ons­struk­tur bewusst zu gestal­ten, ermög­licht es brach­lie­gen­de Poten­zia­le zu nut­zen. Wenn deut­lich ist, wer wo wel­ches Wis­sen besitzt und wie ich auf die­ses zugrei­fen kann, gelingt es mir wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen ein­zu­ho­len. Damit kann ich den Vor­gang kor­rekt bear­bei­ten. Eine erfolg­rei­che Wis­sens­kom­mu­ni­ka­ti­on schafft also Kön­nen und in wei­te­rer Fol­ge Kom­pe­tenz. Kom­pe­ten­te Betreu­ung bewirkt posi­ti­ves Erle­ben und damit zufrie­de­ne Kun­den.
Bestimmt klin­gen vie­le der ange­führ­ten Ansät­ze kom­plett logisch für Sie. War­um haben Sie das nicht schon lan­ge umge­setzt, wenn es doch so ein­fach scheint? Insti­tu­tio­nen und Ver­wal­tun­gen sind gewach­se­ne Struk­tu­ren und regel­mä­ßi­gen Ver­än­de­run­gen unter­wor­fen. Das macht das Sys­tem sehr kom­plex und das wie­der­um ist der Grund, war­um eine nach­hal­ti­ge Lösung auf das Gesamt­sys­tem ange­wen­det wer­den muss. Schluss­end­lich ist Ihre Arbeit sehr wis­sens­in­ten­siv und kann daher mit geeig­ne­tem Wis­sens­ma­nage­ment zu Effi­zi­enz und Moti­va­ti­on ver­bes­sert wer­den.

 


Wei­ter­füh­ren­de The­men:
Wis­sens­ma­nage­ment für Unter­neh­men