Hürden in Form von „das haben wir immer schon so gemacht“ hemmen oft das Verlassen eingelebter Abläufe. Doch sind die gewohnten Routinen tatsächlich der beste Weg, um das für den Antragsteller beste Ergebnis zu erreichen? Oft sind Abläufe so fixiert, dass wir sie einfach umsetzen ohne nach Verbesserungspotenzialen zu suchen. Besonders in Institutionen und der öffentlichen Verwaltung erleben Mitarbeiter oft, dass nur kleine Anpassungen von Routinen einen massiven Mehrwert bringen würden. Doch wie können diese Potenziale entdeckt, entwickelt und genutzt werden? Wie kann es außerdem gelingen die Kunden in die Prozesse einzubinden, dass diesen ein durchgängig positives Erlebnis vermittelt wird? Die Arbeit an Institutionen und in der öffentlichen Verwaltung ist sehr wissensintensiv. Mit Wissensmanagement passen Sie nicht nur Strukturen oder Informationstechnologien an, sondern heben die Wissenskommunikation auf das nächste – erfolgreiche – Level.
Meist scheinen die Hebel des Dokumentenmanagements als wirkungsvolle Möglichkeit, Verbesserungen in den Abläufen zu schaffen. Dabei liegt der Fokus auf einem stimmigen Informationsmanagement:
Lokalisieren Sie Wissen schnell und sicher!
- Durch eine strukturierte Dokumentablage werden Inhalte einfach und rasch wieder gefunden und genutzt.
- Durch gezielte Vernetzung der Wissensträger werden diese direkt für Nachfragen kontaktiert.
Nutzen Sie vorhandene Inhalte!
- Durch eine logische Dokumentablage ist deutlich, welches Wissen wo oder bei wem gefunden werden kann.
- Durch sinnvolle Überarbeitung der Inhalte, sind diese stets aktuell und werden wiederverwendet.
Die Wissensmanagement-Lösungen im Zusammenhang mit dem Informationsmanagement zielen auf das Nutzen von Informationen und Dokumenten und Befähigen von Mitarbeitern, die relevanten Inhalte zu finden und zu verwenden.
Doch der Umgang mit Informationen ist nur ein Teil des Ganzen. Vor allem Kommunikationsstrukturen ermöglichen es im Arbeitsalltag Prozesse zu hemmen oder eben zu fördern:
Identifizieren Sie vorhandenes Wissen!
- Ermöglichen Sie den Austausch unter den Mitarbeitern, damit implizites – unbewusstes – Wissen an die Oberfläche kommt.
- Forcieren Sie den Austausch von Personen an Schnittstellen-Positionen, sodass der kontinuierliche Wissensfluss gelenkt wird.
Tauschen Sie Wissen aus!
- Vernetzen Sie Wissensarbeiter an Schnittstellen, damit die Bearbeitung optimal gelingt.
- Gestalten Sie Themenfelder von Experten und Wissensträgern transparent. So werden diese direkt angesprochen, wodurch ohne Zeitverlust die richtige Information genutzt wird.
- Verdeutlichen Sie das Spezialwissen einzelner Experten, damit Spezialfälle zügig, korrekt und zufriedenstellend gelöst werden.
Bringen Sie Inhalte an die richtige Stelle!
- Gestalten Sie Kommunikation zielgerichtet und zielgruppengerecht, denn so erreichen Sie Zufriedenheit bei internen und externen Kunden..
- Geben Sie wichtige Entscheidungen offen bekannt. Nutzen Sie dazu jenen Kommunikationskanal, der bei allen Beteiligten ankommt.
Bewahren Sie wertvolles Wissen!
- Dokumentieren Sie kritisches Wissen logisch und ermöglichen Sie den Zugriff darauf. So stellen Sie sicher, dass Wissen (wieder)verwendet wird.
- Ermöglichen und sichern Sie die Weitergabe von Wissen. So gelingt es Ihnen, dass auch beim Weggang erfahrener Kollegen wertvolle Kompetenzen bewahrt bleiben.
- Gestalten Sie den Mitarbeiterwechsel bewusst und passend für die jeweilige Position. Neue Kollegen werden dadurch rasch selbständig und sicher aktiv.
Die Informationsstruktur bewusst zu gestalten, ermöglicht es brachliegende Potenziale zu nutzen. Wenn deutlich ist, wer wo welches Wissen besitzt und wie ich auf dieses zugreifen kann, gelingt es mir wichtige Informationen einzuholen. Damit kann ich den Vorgang korrekt bearbeiten. Eine erfolgreiche Wissenskommunikation schafft also Können und in weiterer Folge Kompetenz. Kompetente Betreuung bewirkt positives Erleben und damit zufriedene Kunden.
Bestimmt klingen viele der angeführten Ansätze komplett logisch für Sie. Warum haben Sie das nicht schon lange umgesetzt, wenn es doch so einfach scheint? Institutionen und Verwaltungen sind gewachsene Strukturen und regelmäßigen Veränderungen unterworfen. Das macht das System sehr komplex und das wiederum ist der Grund, warum eine nachhaltige Lösung auf das Gesamtsystem angewendet werden muss. Schlussendlich ist Ihre Arbeit sehr wissensintensiv und kann daher mit geeignetem Wissensmanagement zu Effizienz und Motivation verbessert werden.
Weiterführende Themen:
Wissensmanagement für Unternehmen